Mẫu email gửi báo giá B2B: rõ phạm vi, dễ phản hồi

Khách mở email, thấy một tệp PDF cùng câu “em gửi anh báo giá tham khảo”. Họ chưa biết bản này gồm những gì, có bao gồm lắp đặt không và cần trả lời phần nào. Sale đã gửi đủ giá nhưng vẫn để khách tự tìm cách đọc.

Mẫu email gửi báo giá B2B nên có sáu phần: tiêu đề dễ tìm, bối cảnh, phạm vi chào, tài liệu đúng phiên bản, điều kiện đáng chú ý và một đề nghị phản hồi cụ thể. Nội dung email giúp người nhận hiểu và chuyển tiếp báo giá; các điều kiện phải khớp với tài liệu đã được duyệt.

Chọn tiêu đề để khách nhận ra đúng việc

Dùng tên hạng mục, tên dự án hoặc mã báo giá thay cho “Báo giá tốt nhất” hay “Thông tin gửi anh/chị”. Người mua có thể đang xử lý nhiều nhà cung cấp cùng lúc.

Ba cấu trúc có thể điền trực tiếp:

• Báo giá [hạng mục] cho [dự án] | [mã báo giá] | [phiên bản].
• [Tên bên bán] gửi báo giá [phạm vi] theo trao đổi ngày [ngày].
• Báo giá hai phương án [hạng mục] | Nhờ xác nhận [tiêu chí lựa chọn].

Chỉ dùng cấu trúc cuối khi thực sự có hai phương án. Không gắn “khẩn” hoặc thời hạn phản hồi nếu chưa có lý do cụ thể.

Viết phần tóm tắt trước khi đính kèm

Mở đầu bằng nhu cầu đã xác nhận: hạng mục, số lượng, địa điểm hoặc phạm vi dịch vụ. Tiếp theo nêu tài liệu đang gửi và những điểm người nhận cần chú ý. Tránh chép toàn bộ bảng giá vào email khiến hai nơi có nguy cơ lệch nhau.

Phần	Nội dung nên có
Bối cảnh	Trao đổi hoặc yêu cầu nào là cơ sở lập báo giá
Phạm vi	Bao gồm gì, phần nào không bao gồm
Tài liệu	Tên tệp, mã, phiên bản, phụ lục liên quan
Điều kiện	Thuế, phí, thanh toán, hiệu lực theo bản đã duyệt
Bước tiếp	Khách cần xác nhận một việc cụ thể

Nếu tổng tiền xuất hiện trong cả email lẫn PDF, đối chiếu đồng tiền, thuế và phí. Khi số lượng được diễn đạt bằng hộp, thùng hoặc bộ, kiểm tra lại đơn vị tính và quy cách báo giá trước khi gửi.

Mẫu 1: gửi báo giá đầu tiên sau khi xác nhận nhu cầu

Mẫu dưới đây dùng chỗ trống để điền dữ liệu thực tế. Chỉ giữ những câu đúng với báo giá được phép gửi.

Tiêu đề: Báo giá [hạng mục] cho [dự án] | [mã] | [phiên bản]

Chào anh/chị [tên],

Theo trao đổi ngày [ngày], em gửi báo giá [mã, phiên bản] cho [hạng mục, số lượng hoặc phạm vi] tại [địa điểm nếu liên quan].

Phương án bao gồm [phần cung cấp chính]. Phần [hạng mục ngoài phạm vi] chưa nằm trong giá này.

Tài liệu đính kèm gồm [tên tệp báo giá] và [tên phụ lục nếu có]. Anh/chị vui lòng xem phần [mục cụ thể] về [thuế/phí, tiến độ hoặc điều kiện cần chú ý]. Hiệu lực báo giá được ghi tại [mục hoặc trang].

Anh/chị xác nhận giúp em phạm vi này đã đúng nhu cầu chưa, đặc biệt phần [điểm cần xác nhận]. Nếu cần chỉnh, anh/chị có thể ghi trực tiếp hạng mục muốn thay đổi trong email trả lời.

Cảm ơn anh/chị, [Tên, chức danh, công ty, thông tin liên hệ công việc]

Không mặc định lời xác nhận phạm vi là chấp thuận mua hàng. Nếu khách cần bước phê duyệt hoặc đặt hàng riêng, tiếp tục theo quy trình hai bên thống nhất.

Mẫu 2: gửi hai phương án có khác biệt rõ

Ví dụ giả định: khách cần thiết bị cho một văn phòng, đang cân nhắc phạm vi có và không có lắp đặt. Tên phương án và điều kiện dưới đây chỉ minh họa cách viết.

Tiêu đề: Báo giá thiết bị văn phòng | Hai phương án phạm vi lắp đặt

Chào anh/chị [tên],

Em gửi báo giá [mã, phiên bản] theo nhu cầu đã trao đổi. Tài liệu có hai phương án:

• Phương án A: cung cấp thiết bị theo danh mục; chưa gồm lắp đặt.
• Phương án B: cung cấp cùng danh mục và lắp đặt trong phạm vi mô tả tại [mục].

Phần việc ngoài phạm vi và điều kiện thực hiện được ghi riêng trong báo giá. Anh/chị vui lòng xem các mục này cùng tổng giá của từng phương án.

Anh/chị cho em biết phương án nào phù hợp với cách triển khai dự kiến để hai bên làm rõ phần còn lại. Nếu chưa chọn được, anh/chị có thể gửi tiêu chí đang cần so sánh.

Cảm ơn anh/chị, [Chữ ký]

Kiểm tra tệp và người nhận trước khi bấm gửi

Đổi tên tệp theo mã báo giá, khách hàng và phiên bản. Mở lại chính tệp đã đính kèm để kiểm tra nội dung, thay vì chỉ nhìn tên. Cách quản lý phiên bản tài liệu bán hàng giúp tránh lấy bản cũ trong thư mục tải xuống.

• Đúng pháp nhân, đầu mối và địa chỉ email đã xác minh.
• Đúng hạng mục, số lượng, đơn vị và phạm vi đã trao đổi.
• Giá, thuế, phí và điều kiện thống nhất giữa email với tệp.
• Không còn ghi chú nội bộ hoặc dữ liệu của khách khác.
• Phụ lục đủ, liên kết mở được với quyền truy cập phù hợp.
• Chỉ đưa vào CC người cần tham gia và được phép nhận tài liệu.

Lưu việc đã gửi và bước cần theo dõi

Ghi ngày gửi, người nhận, mã phiên bản và câu hỏi đang chờ khách trả lời. Nếu đã thống nhất lịch trao đổi tiếp, tạo hoạt động theo đúng lịch đó. Khi khách chưa phản hồi, dùng quy trình theo dõi báo giá khách chưa trả lời, thay vì gửi lại nguyên email nhiều lần.

SalesCloud hiện có hoạt động, ghi chú và cơ hội để lưu bối cảnh này. AI hỗ trợ soạn email dựa trên dữ liệu CRM; người dùng cần kiểm tra nội dung, và thao tác ghi dữ liệu chờ xác nhận. Chức năng báo giá, đơn hàng, workflow và kết nối email tự động thuộc lộ trình phát triển, không nên hiểu rằng hệ thống đã tự phát hành hay gửi báo giá.