Khách đổi số lượng sau báo giá: tính lại gì trước khi xác nhận?

“Bên anh lấy 80 thay vì 200 bộ, em giữ đơn giá cũ nhé.” Một câu nhắn ngắn có thể làm thay đổi cả tiền hàng, cách đóng gói và lịch sản xuất. Nếu sale chỉ sửa ô số lượng, báo giá mới có thể thiếu phần chi phí mà đội vận hành vẫn phải thực hiện.

Khi khách đổi số lượng, hãy xác nhận phạm vi thay đổi, kiểm tra lại các điều kiện phụ thuộc rồi gửi một bản báo giá thay thế có đánh dấu khác biệt. Đừng mặc định số lượng mới được áp dụng đơn giá cũ hoặc lịch giao cũ.

Hỏi rõ khách đổi nhu cầu hay chỉ đổi đợt nhận hàng

Trước khi tính lại, hỏi ba câu:

• “Tổng nhu cầu của đợt này giảm xuống 80 bộ, hay bên mình nhận trước 80 rồi nhận phần còn lại sau?”
• “Quy cách, địa điểm nhận và ngày cần hàng có giữ nguyên không?”
• “Số lượng mới đã được chốt nội bộ hay mình đang so sánh phương án?”

Nếu khách mới đang cân nhắc, ghi rõ đây là phương án tham khảo. Nếu họ chia lịch nhận, cần biết có cam kết tổng lượng hay không; lời dự kiến mua thêm không phải đơn hàng đã xác nhận. Khi có thêm công việc ngoài số lượng, tách riêng theo cách làm rõ yêu cầu ngoài báo giá.

Dùng bảng đối chiếu thay vì chỉ sửa tổng tiền

Nội dung	Bản đã gửi	Yêu cầu mới	Người kiểm tra
Số lượng, quy cách	Ghi từng mã hàng	Tăng, giảm hay đổi mã	Sale và khách
Đơn giá	Mức áp dụng cho lượng cũ	Giữ hay tính lại, vì sao	Người duyệt giá
Chi phí cố định	Thiết kế, thiết lập, giao hàng	Có thay đổi không	Vận hành
Đóng gói, lịch giao	Một đợt hay nhiều đợt	Khả năng thực hiện mới	Kho hoặc sản xuất
Điều kiện thanh toán	Nội dung đã đề xuất	Có cần xác nhận lại	Bộ phận phụ trách
Thời điểm xác nhận	Bản đang dùng	Hạn xác nhận phương án mới	Sale

Không phải khoản nào cũng tăng khi số lượng giảm. Có khoản giữ nguyên, có khoản giảm theo số lượng, có khoản phát sinh vì chia chuyến. Hãy giải thích từng phần theo thực tế thay vì dùng lý do chung “đơn ít nên đắt”.

Ví dụ giả lập: giảm lượng nhưng vẫn cần thiết lập ban đầu

Một xưởng nhận yêu cầu 200 bộ hộp theo thiết kế riêng. Ví dụ giả lập để minh họa cách tính, không phải mức giá thị trường: chi phí thiết lập là 600.000 đồng cho cả đợt, phần theo sản phẩm là 30.000 đồng/bộ. Tiền hàng trước các khoản khác là 6.600.000 đồng. Khi giảm còn 80 bộ và vẫn giữ thiết kế riêng, phép tính tương ứng là 600.000 + 80 × 30.000 = 3.000.000 đồng.

Nếu chia đều khoản thiết lập vào đơn giá, đơn giá quy đổi tăng từ 33.000 lên 37.500 đồng. Đây không phải tự động tăng mọi thành phần giá. Bản gửi khách phải ghi rõ những khoản đã tính, chưa tính và điều kiện áp dụng thực tế. Không dùng ví dụ này để suy ra giá hoặc thuế cho một đơn hàng cụ thể.

Sale có thể nói: “Phần theo sản phẩm vẫn giữ như cũ. Khoản thiết lập cho thiết kế riêng không đổi nên khi chia trên 80 bộ, đơn giá quy đổi khác trước. Em gửi bảng tách khoản để anh dễ kiểm tra.” Nếu khách tiếp tục phản đối, quay lại cách trao đổi khi khách chê giá đắt, không tự giảm khoản chưa được duyệt.

Mẫu xác nhận phương án mới

“Em xác nhận yêu cầu ngày [ngày]: đổi từ [lượng cũ] sang [lượng mới], giữ [quy cách], thay đổi [lịch/địa điểm nếu có]. Em đã kiểm tra với [bộ phận]. Bản [mã phiên bản] thay thế bản [mã cũ]; các điểm thay đổi là [liệt kê]. Phần [nội dung] còn chờ xác nhận nên em chưa cam kết. Anh/chị kiểm tra giúp số lượng, quy cách và lịch nhận trước [mốc hai bên thống nhất].”

Đừng để hai tệp cùng tên “báo giá cuối” trong luồng trao đổi. Ghi mã phiên bản và gửi lại email tóm tắt việc đã thống nhất. Nếu đơn đã được xác nhận trước đó, kiểm tra quy trình thay đổi hiện có của doanh nghiệp và người có quyền duyệt; bài này chỉ hướng dẫn phối hợp bán hàng, không thay cho điều khoản hai bên đã thỏa thuận.

Checklist trước khi trả lời “được anh nhé”

• Đã phân biệt tổng lượng với lượng giao đợt đầu.
• Đã kiểm tra đơn giá và chi phí cố định, không tự suy diễn.
• Đã xác nhận khả năng cung ứng và lịch giao mới.
• Đã ghi phần đang chờ duyệt, người xử lý và hạn phản hồi.
• Đã lưu bản cũ để truy vết, đánh dấu bản đang dùng.

CRM có thể giúp giữ lịch sử trao đổi và việc cần làm cùng khách hàng. Với Salescloud, có thể lưu hoạt động và tạo việc theo dõi; không nên hiểu rằng hệ thống đã tự tính hoặc phát hành báo giá. Quyết định giá và cam kết giao hàng vẫn cần người phụ trách kiểm tra.