Khách xin bảng giá toàn bộ sản phẩm: gửi gì cho dễ chọn?

Khách mới nhắn: “Gửi anh bảng giá tất cả sản phẩm nhé.” Sale có hàng trăm mã, vài bảng giá cũ và một file nội bộ có cả ghi chú chiết khấu. Gửi hết thì dễ nhầm; chỉ hỏi ngược một loạt câu lại khiến khách cảm thấy bị làm khó để xem giá.

Khi khách xin bảng giá toàn bộ sản phẩm, gửi tài liệu được phép chia sẻ, còn hiệu lực và có cách tìm nhóm hàng rõ ràng. Đồng thời hỏi một vài thông tin giúp chọn phần liên quan, nhưng không giữ bảng giá công khai làm điều kiện buộc khách trả lời. Bảng tham khảo không nên được trình bày như báo giá đã xác nhận cho một đơn cụ thể.

Trước hết, xác định loại tài liệu đang có

Bảng giá công khai, bảng áp dụng cho một nhóm khách và báo giá riêng là ba loại khác nhau. Không lấy bảng dành riêng cho đại lý gửi cho mọi người chỉ vì tệp có tên “bảng giá mới”. Cũng không gửi giá vốn, biên lợi nhuận hoặc ghi chú phê duyệt nội bộ trong một file tưởng là tài liệu bán hàng.

Nếu bảng được phép chia sẻ đang công khai, gửi đường dẫn đúng và giải thích ngắn cách đọc. Nếu doanh nghiệp chỉ báo giá theo yêu cầu, nói rõ những yếu tố cần biết để xác nhận giá. Không bịa lý do “giá thay đổi từng phút” chỉ để né việc cung cấp thông tin.

Với bảng cũ chưa có bản thay thế, đừng sửa ngày để làm nó có vẻ mới. Hỏi người phụ trách giá; trong lúc chờ có thể gửi danh mục không kèm mức giá chưa kiểm chứng và nói rõ phần còn thiếu.

Sắp xếp để khách tìm được, không chỉ nhận được

Một file đủ mọi mã chưa chắc giúp khách lựa chọn. Chia nhóm theo cách khách dùng sản phẩm, không chỉ theo mã nội bộ khó hiểu. Giữ các tên nhóm nhất quán với tài liệu sản phẩm và cho biết nơi tìm mã chi tiết.

Thành phần	Mục đích	Lưu ý
Trang hướng dẫn ngắn	Biết giá áp dụng thế nào	Nêu phiên bản và phạm vi
Mục lục nhóm hàng	Tới đúng phần cần xem	Dùng tên khách hiểu
Mã và quy cách	Phân biệt biến thể gần giống	Ghi rõ đơn vị tính
Điều kiện giá	Tránh hiểu sai mức tham khảo	Chỉ dùng điều kiện đã duyệt
Điểm cần hỏi thêm	Biết khi nào cần báo giá riêng	Không che thông tin đã công khai
Kênh phản hồi	Gửi mã hoặc nhóm cần tìm	Không bắt khách nhập quá nhiều thông tin

Nếu chưa có khả năng làm lại toàn bộ danh mục, chỉ cần thêm một đoạn hướng dẫn trong thư: nhóm nào ở trang nào, phiên bản nào đang dùng và khách có thể trả lời bằng mã sản phẩm. Không hứa có file đính kèm nếu thực tế chỉ gửi đường dẫn.

Hỏi ít nhưng đúng điều ảnh hưởng đến lựa chọn

Ba câu thường đủ để bắt đầu: khách tìm nhóm hàng nào, dùng cho việc gì và đang khảo sát hay đã có số lượng dự kiến. Nếu khách chưa muốn trả lời, vẫn tôn trọng việc họ tự xem tài liệu được phép cung cấp.

Mẫu: “Em gửi bảng [tên/phiên bản] để anh/chị xem trước. Nếu thuận tiện, anh/chị cho em biết nhóm hàng quan tâm và mục đích sử dụng; em sẽ đánh dấu phần liên quan để mình không phải dò cả danh mục. Nếu mới khảo sát, anh/chị cứ xem tổng quan, chưa cần chốt số lượng lúc này.”

Không yêu cầu ngân sách, số điện thoại, chức danh và lịch hẹn chỉ để gửi một bảng giá vốn đã công khai. Nếu cần làm rõ thêm, tham khảo câu hỏi tìm hiểu nhu cầu khách B2B, chọn câu phù hợp thay vì dùng nguyên danh sách.

Ghi rõ khoảng cách giữa bảng tham khảo và đơn đặt mua

Giá tham khảo có thể chưa đủ để xác nhận tổng tiền vì khách chưa chọn mã, quy cách, số lượng hoặc điều kiện giao. Nói rõ phần nào đã gồm, phần nào cần kiểm tra theo tài liệu đang áp dụng. Không tự thêm các loại phí chưa tồn tại để tạo lý do giá cuối cao hơn.

Khi khách chọn được nhóm, tóm tắt lựa chọn và gửi báo giá riêng nếu quy trình cần. Trước đó kiểm tra đơn vị tính và quy cách, vì giá một chiếc, một bộ và một thùng không thể thay thế nhau. Đừng chỉ lấy một hàng trong bảng rồi nhân số lượng khi các điều kiện áp dụng chưa rõ.

Một câu ghi chú dễ hiểu: “Tài liệu này giúp tham khảo danh mục và mức giá theo các điều kiện ghi trong bảng. Tổng tiền và lịch giao cho đơn của anh/chị sẽ được xác nhận sau khi thống nhất mã, quy cách, số lượng và yêu cầu giao nhận.” Chỉ dùng câu này khi đúng với cách doanh nghiệp báo giá, không dùng để phủ nhận thông tin đã cam kết.

Ví dụ giả lập: khách cần vật tư nhưng chưa biết tên mã

Một khách mới xin toàn bộ bảng giá vật tư đóng gói. Thay vì gửi nhiều file rời, sale gửi danh mục đang dùng và chỉ ra các nhóm túi, thùng, băng dính. Khách nói cần đóng sản phẩm dễ xước nhưng chưa biết quy cách.

Sale không tự chọn mã dựa trên phỏng đoán. Họ đề nghị khách mô tả kích thước và cách đóng hiện tại, rồi chuyển câu hỏi phù hợp cho người chuyên môn. Bảng giá lúc này vẫn có ích để khách hiểu nhóm sản phẩm; báo giá riêng chỉ được làm khi yêu cầu đủ rõ. Đây là tình huống giả lập, không phải trường hợp triển khai hay số liệu hiệu quả của Salescloud.

Theo dõi việc đã gửi mà không đeo bám

Ghi lại tài liệu, phiên bản, ngày gửi, kênh gửi và phần khách quan tâm. Khi liên hệ lại, hỏi về quyết định còn vướng thay vì chỉ hỏi “anh xem chưa”. Ví dụ: “Anh/chị đã tìm được nhóm phù hợp chưa, hay còn mã nào trong bảng khó phân biệt để em giải thích?”

Nếu khách chỉ khảo sát và chưa muốn trao đổi thêm, tôn trọng điều đó. Không tự thêm họ vào danh sách gửi quảng cáo thường xuyên. Nếu đã thống nhất một mốc liên hệ, tạo việc theo dõi đúng mốc, không nhân bản thành nhiều lời nhắc ở nhiều kênh.

Checklist trước khi gửi

• Đúng tài liệu được phép chia sẻ cho người nhận này.
• Đúng phiên bản, không có cột ẩn hoặc ghi chú nội bộ.
• Đơn vị tính, điều kiện và phạm vi giá đọc được.
• Đường dẫn mở được, tệp gửi là bản khách cần.
• Có hướng dẫn tìm nhóm hàng, không bắt khách tự đoán mã.
• Việc liên hệ tiếp theo dựa trên trao đổi thực tế.

Duy trì một nguồn tài liệu bán hàng đang dùng giúp cả đội gửi nhất quán. Có thể dùng CRM lưu lịch sử khách đã nhận tài liệu nào và việc tiếp theo. Salescloud hỗ trợ soạn bản nháp tin nhắn theo ngữ cảnh khách hàng để người dùng kiểm tra, chỉnh sửa và tự gửi.