Mẫu đề xuất mua hàng nội bộ: giúp khách trình phương án rõ ràng

Đầu mối phía khách thích phương án nhưng nói: “Em gửi thêm tài liệu để chị trình sếp.” Sale gửi bộ giới thiệu dài, còn người duyệt vẫn hỏi: cần mua để giải quyết việc gì, tại sao chọn cách này và nếu chưa mua thì sao?

Một bản đề xuất mua hàng nội bộ hữu ích phải giúp người duyệt ra quyết định, không chỉ giới thiệu nhà cung cấp. Hãy hỗ trợ khách làm rõ vấn đề, các phương án, chi phí đã biết, rủi ro và đúng quyết định đang xin duyệt. Đây là mẫu tham khảo, không thay thế biểu mẫu hoặc quy trình bắt buộc của tổ chức khách hàng.

Hỏi khách trước khi soạn hộ

Không tự viết thay quan điểm của người mua rồi yêu cầu họ chuyển nguyên văn. Hỏi: “Bên mình có mẫu trình mua riêng không? Người duyệt cần xem điều gì để ra quyết định? Em có thể gửi dữ liệu cho phần nào?”

Tách người dùng, người đánh giá và người duyệt theo hướng dẫn xác định người quyết định mua hàng B2B. Người đầu mối nên được quyền sửa, bỏ hoặc bổ sung nội dung. Những phát biểu như “các bộ phận đã đồng ý” chỉ ghi khi khách xác nhận đúng.

Mẫu đề xuất một trang có thể điền ngay

Mục	Nội dung cần điền	Bằng chứng hoặc người xác nhận
Quyết định cần duyệt	Duyệt khảo sát, thử nghiệm hay đặt mua; phạm vi cụ thể	Người đầu mối
Vấn đề hiện tại	Công việc nào bị ảnh hưởng, xảy ra ở đâu	Ghi nhận của bộ phận sử dụng
Yêu cầu bắt buộc	Điều kiện không thể bỏ qua	Người đánh giá
Các lựa chọn	Giữ cách hiện tại; điều chỉnh nội bộ; mua phương án phù hợp	Dữ liệu từng lựa chọn
Chi phí đã biết	Giá, triển khai, vận hành, các khoản chưa rõ	Báo giá và xác nhận liên quan
Giá trị kỳ vọng	Thay đổi nào muốn đạt, đo bằng cách nào	Chưa có số thì ghi chưa đo
Rủi ro và điều kiện	Điểm chưa kiểm chứng, nguồn lực cần chuẩn bị	Người chịu trách nhiệm
Bước tiếp theo	Ai làm gì, khi nào; câu hỏi còn mở	Hai bên xác nhận

Bản một trang là phần tóm tắt. Báo giá, thông số và biên bản kiểm chứng có thể là tài liệu kèm theo, có tên và phiên bản rõ ràng. Đừng nhồi toàn bộ hồ sơ vào một trang khiến người duyệt không thấy yêu cầu chính.

Ví dụ giả lập: xin duyệt thử trước khi mua toàn bộ

Một công ty phân phối đang cân nhắc mua thiết bị quét mã cho kho. Ví dụ giả lập: bộ phận kho ghi nhận có bước nhập tay lặp lại, nhưng chưa đo thời gian hoặc tỷ lệ sai. Bản đề xuất không nên viết “giảm 50% nhân công” chỉ vì nhà cung cấp nói thiết bị nhanh.

Cách viết rõ hơn:

• Quyết định xin duyệt: cho phép kiểm tra một thiết bị với các mã hàng thường dùng tại một khu vực kho.
• Tiêu chí kiểm tra: đọc được các loại mã đã liệt kê; dữ liệu ra đúng trường; người vận hành sử dụng được sau hướng dẫn.
• Lựa chọn khác: tiếp tục cách hiện tại trong lúc sửa lại danh mục mã.
• Chi phí: dẫn báo giá và ghi riêng khoản chưa rõ như phụ kiện hoặc hỗ trợ cài đặt.
• Điều chưa biết: mức cải thiện thời gian; cần đo cùng một tác vụ trước và trong thử nghiệm.
• Người tổng hợp kết quả: đầu mối kho; bước sau chỉ quyết định khi có kết quả.

Như vậy, sale hỗ trợ dữ kiện nhưng không dựng lý do mua thay khách. Khi vấn đề còn mơ hồ, dùng câu hỏi tìm hiểu nhu cầu trước khi làm đẹp bản trình.

Mẫu tin nhắn gửi bản hỗ trợ

“Em gửi bản tóm tắt để chị tham khảo khi trình nội bộ. Các mục về nhu cầu và ưu tiên của bên mình cần chị kiểm tra lại. Phần chi phí em dẫn theo báo giá [mã]; phần hiệu quả chưa đo em để là mục cần kiểm chứng. Chị có thể sửa theo mẫu nội bộ, và cho em biết dữ kiện nào còn thiếu để em bổ sung.”

Không chèn câu gây áp lực như “chỉ cần sếp ký hôm nay”. Không đề nghị khách bỏ qua người đánh giá, ngân sách hoặc thủ tục của họ. Nếu cần bảo mật, chỉ đưa thông tin đủ cho quyết định và dùng kênh mà khách chấp thuận.

Theo dõi đúng việc còn thiếu

Sau khi gửi, hỏi về câu hỏi cần giải đáp, thay vì chỉ hỏi “sếp duyệt chưa?”. Có thể còn thiếu thông số, phương án triển khai, báo giá đối chiếu hoặc đầu mối xác nhận. Ghi thành việc cụ thể: nội dung, người cung cấp, ngày hai bên hẹn phản hồi. Tham khảo cách follow-up sau báo giá khi chưa có cập nhật.

Checklist trước khi gửi: có đúng quyết định cần duyệt; có phương án khác; chi phí có nguồn; lợi ích chưa đo được đánh dấu; rủi ro không bị giấu; khách đã xem lại phần đại diện cho họ. Một bản đề xuất trung thực thường hữu ích hơn một bản trình đầy lời hứa nhưng không trả lời được câu hỏi thực tế.