Thông báo tăng giá cho khách B2B: nói rõ từ khi nào

Khách quen gửi yêu cầu đặt lại, sale mới nhớ rằng tuần sau công ty đổi bảng giá. Nếu chỉ nhắn “giá bên em tăng rồi”, khách khó biết đơn đang trao đổi có bị ảnh hưởng không, số nào thay đổi và họ phải làm gì tiếp.

Thông báo tăng giá cho khách B2B cần nói rõ mặt hàng nào thay đổi, mức giá áp dụng, mốc bắt đầu và cách xử lý từng đơn đang mở. Chỉ gửi khi chính sách đã được người có thẩm quyền duyệt; không tự dùng một ngày giao hàng để suy ra đơn chắc chắn chịu giá mới.

Chốt nội bộ bốn việc trước khi báo khách

Trước hết, lấy đúng bảng giá và phạm vi áp dụng. Một điều chỉnh cho một nhóm hàng không có nghĩa là mọi sản phẩm đều tăng. Kiểm tra đơn vị tính, tiền tệ, thuế và khoản phí đang được nêu để khách so sánh trên cùng cơ sở.

Tiếp theo, làm rõ mốc hiệu lực. Đó là ngày tiếp nhận đơn, ngày xác nhận đơn hay một điều kiện khác đã được duyệt? Ghi cả giờ nếu có ranh giới trong ngày. Nếu chính sách chỉ ghi “từ tháng sau”, hỏi lại người phụ trách thay vì tự giải thích cho từng khách.

Việc thứ ba là xử lý báo giá còn hiệu lực, đơn đã xác nhận và thỏa thuận riêng. Người phụ trách thương mại cần đối chiếu hồ sơ, chuyển người có chuyên môn khi có vấn đề về cam kết. Bài này hướng dẫn giao tiếp, không kết luận quyền thay đổi giá trong từng hợp đồng.

Cuối cùng, thống nhất ai được trả lời ngoại lệ. Sale có thể tiếp nhận đề nghị giữ giá, nhưng không hứa duyệt thay quản lý. Lý do tăng giá cũng phải có căn cứ được phép chia sẻ; không tự viết “nguyên liệu tăng mạnh” cho nghe hợp lý.

Chia danh sách khách theo đơn thực tế

Không gửi một câu giống nhau cho mọi người. Cùng một khách có thể có đơn đã xác nhận, báo giá đang xem và nhu cầu mua mới.

Tình trạng	Cần kiểm tra	Nội dung gửi khách
Nhu cầu mới, chưa báo giá	Phạm vi và mốc giá mới	Bảng giá phù hợp, ngày áp dụng
Báo giá còn hiệu lực	Điều kiện đã gửi và hướng xử lý được duyệt	Nêu riêng báo giá đó có bị ảnh hưởng hay đang chờ kiểm tra
Đơn đã xác nhận	Nội dung đã thống nhất, thay đổi nếu có	Kết quả đối chiếu của người có thẩm quyền
Thỏa thuận riêng hoặc đang tranh luận	Hồ sơ và đầu mối phụ trách	Việc đang kiểm tra và mốc phản hồi

Với báo giá đã qua hạn, dùng checklist kiểm tra báo giá hết hạn trước khi xác nhận lại. Đừng gom “khách chưa đặt” thành một nhóm rồi bỏ qua thời hạn của tài liệu đã gửi.

Lập danh sách thông báo với mã khách, đơn hoặc báo giá liên quan, đầu mối nhận, người phụ trách và trạng thái phản hồi. Trạng thái “đã gửi” chỉ ghi nhận thao tác gửi; chưa đủ để kết luận khách đã đọc hoặc chấp thuận.

Mẫu thông báo sau khi chính sách đã được duyệt

Thay các ô dưới đây bằng thông tin đã kiểm tra. Nếu chưa có kết luận cho một đơn, ghi đúng phần đang chờ thay vì điền tạm.

Tiêu đề: Cập nhật giá [nhóm hàng] và phạm vi áp dụng từ [mốc]

“Chào anh/chị [tên],

Em gửi thông tin điều chỉnh giá đã được duyệt cho [nhóm hàng/mã hàng]. Từ [mốc và điều kiện áp dụng], mức giá là [giá hoặc bảng đính kèm, đơn vị, thuế/phí được nêu rõ]. Lý do điều chỉnh: [thông tin được phép chia sẻ, nếu có].

Với [mã đơn/báo giá đang trao đổi], kết quả kiểm tra hiện tại là [kết luận cụ thể hoặc nội dung còn chờ]. Các mục khác [nêu rõ phần giữ nguyên nếu đã xác nhận].

Anh/chị cần bên em làm rõ phần nào để cập nhật kế hoạch mua? Em phụ trách tổng hợp và sẽ phản hồi các câu hỏi còn mở vào [mốc đã thống nhất nội bộ].”

Đính kèm đúng phiên bản và nêu điểm thay đổi ngay trong email. Có thể tham khảo cách gửi báo giá B2B rõ phạm vi, nhưng không dùng thông báo tăng giá để âm thầm thay toàn bộ điều kiện đã trao đổi.

Ví dụ giả lập: một khách, hai phạm vi

Giả sử bảng giá mới áp dụng từ ngày 1 tháng tới theo điều kiện đã được công ty duyệt. Khách A có đơn D01 đã xác nhận và yêu cầu mới D02 chưa có báo giá. Sau khi đối chiếu, người có thẩm quyền xác nhận D01 giữ điều kiện đã thống nhất; D02 được báo theo chính sách mới.

Sale gửi hai dòng riêng cho D01 và D02, kèm căn cứ nội bộ để đồng nghiệp tra lại. Nếu D01 chưa có kết luận, thông báo phải ghi “đang kiểm tra”, không dùng sự im lặng của khách làm xác nhận giá mới. Các mã và tình huống trong ví dụ chỉ nhằm minh họa cách tách phạm vi.

Khi khách muốn giữ giá cũ

Hỏi phần nào đang khó: ngân sách đã duyệt, thời điểm mua hay hạng mục cần ưu tiên. Nếu khách yêu cầu giữ giá, ghi rõ đơn, lượng và thời gian họ đề nghị để chuyển duyệt. Không biến cuộc trao đổi thành lời hứa “em sẽ xin được”.

Có thể xem xét phương án khác khi sản phẩm hoặc phạm vi vẫn đáp ứng nhu cầu và được duyệt. Tránh thúc khách mua dư chỉ để chạy trước ngày tăng giá. Nếu khách tập trung vào tổng chi phí, tham khảo cách trao đổi khi khách chê giá đắt rồi kiểm tra lại các điều kiện thay đổi.

Bảng kiểm trước khi gửi

• Đúng bảng giá, đối tượng, đơn vị và mốc áp dụng.
• Từng đơn đang mở có kết luận hoặc người chịu trách nhiệm kiểm tra.
• Lý do, phương án và lời hẹn đều có căn cứ.
• Người nhận đúng phạm vi; không lộ giá riêng của khách khác.
• Tệp đính kèm đúng phiên bản, tên dễ phân biệt.
• Có nơi ghi phản hồi và việc tiếp theo.

CRM giúp đội theo dõi ai đã được thông báo và câu hỏi nào còn chờ. Theo mô tả sản phẩm hiện tại, SalesCloud có lịch sử khách hàng, công việc và AI hỗ trợ soạn bản nháp; nhân viên đọc lại rồi tự gửi. Không coi công cụ này là nơi tự quyết định giá hay thay thế bước duyệt thương mại.